Einkauf frühzeitig einbinden spart Kosten

Nicht nur in großen, internationalen Konzernen, sondern auch in mittelständischen Unternehmen – vor allem solchen mit Niederlassungen – kann ein gutes Einkaufsmanagement zwischen 3 und 5% Kosten einsparen. Das ergab eine Studie der Unternehmensberatung Detecon. Voraussetzung sind eine frühzeitige Bedarfsermittlung, transparente und effiziente Beschaffungsprozesse sowie langfristig ausgelegte Lieferantenbeziehungen. Wie das geht, beschreibt der Ratgeber „Global Leader im Einkauf“ aus der Feder der Detecon-Experten. Die nützliche Broschüre steht nach einer kostenlosen Registrierung (Name und E-Mail-Adresse) per Download zur Verfügung.

Grundsätzlich gelte es, den Materialbedarf im Unternehmen so früh wie möglich zu ermitteln, empfehlen die Detecon-Autoren. Das ermögliche zum einen eine gründliche Recherche, wo es welches Material am günstigsten zu kaufen gibt, und zum anderen lassen sich so ähnliche Bedarfe im Unternehmen rechtzeitig bündeln – eventuell sogar für alle Standorte eines Unternehmens. Wichtig sei außerdem eine Eingrenzung auf so wenig Varianten der benötigten Produkte wie möglich. Schließlich verbessere die Bestellung großer Mengen des gleichen Produktes die Verhandlungsposition gegenüber dem Lieferanten deutlich, raten die Autoren.

Ausschlaggebend für eine erfolgreiche Beschaffung sei auch das Ausschreibungsmanagement. Detecon empfiehlt, für jede Warengruppe eine spezifische Anfrage- und Vergabestrategie zu entwickeln. Ein leistungsfähiges IT-Systeme zur Rationalisierung der Beschaffungsprozesse könne die Kosten nochmals um bis zu 30% senken.

Der zweite wesentliche Grundstein für einen erfolgreichen Einkauf sei eine effiziente operative Beschaffung, raten die Berater. Unternehmen sollten versuchen, einen integrierten Ablauf von der Bedarfserfassung bis zur Zahlung an den Lieferanten, einen so genannten Procure-to-Pay-Prozess, zu etablieren, der einen hohen Grad an Standardisierung aufweist und nahtlos mit vorgelagerten Produktions- und nachgelagerten Finanzprozessen verbunden ist.

Auch bei der Rechnungsbearbeitung sollten Unternehmen weitgehend auf Automatisierung setzen. Vor allem für Lieferanten mit einem hohen Belegvolumen sei das Gutschriftenverfahren oder Evaluated Receipt Settlement zu empfehlen. Der Lieferant schickt bei diesem Verfahren keine Rechnung mehr an den Auftraggeber. Stattdessen erstellt und bucht dieser seine Eingangsrechnung auf Basis der Bestell- und Wareneingangsdaten selbst. Weitere Vorteile lassen sich laut Detecon durch die Auslagerung der Rechnungsaufbereitung an spezialisierte externe Dienstleister erzielen. (ots/ml)