Elektronische Rechnung, Teil 1

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Verbindlich zugestellt und aufbewahrt

Von Sabine Philipp

Dass sich mit elektronisch signierten Rechnungen viel Geld sparen lässt, hat sich inzwischen auch bei den EU-Beamten herumgesprochen – ebenso wie die Tatsache, dass die Prozedur mit einem nicht gering zu schätzenden Aufwand verbunden ist. Wohl auch aus diesem Grund haben sie am 13. Juli 2010 eine Änderung der Richtlinie 2006/112/EC beschlossen, die den Vorsteuerabzug bei Unternehmern für noch mehr Verfahren erlaubt und die bis zum 31. Dezember 2012 in nationales Recht umgewandelt werden muss.

Nach neuen EU-Vorgaben
Bislang konnten Unternehmer die Umsatzsteuer bei elektronischen Rechnungen im Vorabzug nur dann geltend machen, wenn diese eine qualifizierte Signatur enthielten oder wenn ein standardisiertes EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) eingesetzt wurde, bei dem die Daten auf Basis der ISO-Norm 9735 ausgetauscht werden. 2011 ist 14 Umsatzsteuergesetz durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 dahin gehend geändert worden, dass jeder Steuerpflichtige selbst festlegt,

„in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden können. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Steuerungsverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einer Lieferung oder Dienstleistung schaffen können. ,Echtheit der Herkunft‘ bedeutet die Sicherheit der Identität des Lieferers oder des Dienstleistungserbringers oder des Ausstellers der Rechnung. ,Unversehrtheit des Inhalts‘ bedeutet, dass der nach der vorliegenden Richtlinie erforderliche Inhalt nicht geändert wurde.“

Echt, unversehrt und lesbar

Wie der geforderte „verlässliche Prüfpfad“ konkret aussehen soll, ist jedoch unklar. „Die Richtlinie hat mehr Verwirrung als Klarheit gebracht“, kritisiert Ulrich Schmidt, Senior Consultant bei der id-netsolutions GmbH und Produktmanager für die hauseigene Produktreihe docufied. Nach der neuen Richtlinie wäre es rein theoretisch möglich, dass auch der Freiberufler seine Word-Rechnung per Mail verschicken darf, wenn der Kunde den Rechnungseingang sorgfältig dokumentiert und er selbst ein internes Kontrollsystem für die Erstellung der Rechnungen etabliert und die Prozesse genau beschreibt.

Wichtig: Diese Übersicht dient lediglich der Orientierung und ersetzt keinesfalls die fach­männische Beratung durch Rechts­experten. Die Inhalte wurden sorg­fältig recherchiert, dennoch sind Ab­weichungen vom tat­sächlichen Sach­verhalt nicht auszuschließen.

Die Frage ist nur, ob das, was der Freiberufler als internes Kontrollsystem versteht, einer Überprüfung von außen standhält. Hier klafft die Lücke, denn es muss sichergestellt werden, dass zwischen Erstellung, Ausdruck und Übermittlung die Rechnung nicht verändert werden kann.

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Ulrich Schmidt ist seit über 30 Jahren im IT-Umfeld tätig. Seit 2005 ar­beitet der Profi bei der id-net­solutions GmbH, wo er als Senior Con­sultant Kun­den in Fragen der elek­tro­ni­schen Rech­nung, Archi­vierung und bei Pro­zessen wie der Ein­gangs­rechnungs­prüfung sowie dem Ver­trags- und Quali­täts­manage­ment be­treut. Gleich­zeitig ist Schmidt Produkt­manager für die haus­eigene Produkt­reihe docufied.

Schmidt demonstriert an einem Beispiel, wie die neue Zusatzoption aussehen könnte: „Aktuell prüfen meine Kunden bei einem Rechnungseingang automatisiert die Formalien wie z.B. die Umsatzsteuernummer ab und vergleichen mit der Warenwirtschaft, ob sie die Produkte zu diesen Konditionen bestellt haben.“ Schmidt glaubt, dass sich bei solchen eingespielten Systemen Verfahren etablieren könnten, bei dem nicht nur die Rechnung als PDF sondern auch der Datensatz mitgeschickt wird, der dem PDF zugrunde liegt, und der dann automatisch verarbeitet wird. Aber da sei man fast schon beim EDI-Verfahren.

Serie: Elektronische Rechnung
Teil 1 klärt die wichtigste Frage: wie gesetzes­konforme E-Rechnungen funktionieren. Teil 2 sieht sich um, welche Dienst­leister die Signatur on­line erledigen. Teil 3 richtet schließ­lich auf Empfänger­seite ein steuer­festes Archiv ein. Ein Sonderbeitrag widmet sich der signatur­freien Rechnungs­stellung als PDF.

Aktuelle Alternativen

Als weitere Alternative zur Rechnung mit qualifizierter Signatur und ED werden der E-Postbrief und De-Mail gehandelt. Schmidt, der selbst schon früh einen privaten E-Post-Anschluss beantragt hatte, musste jedoch feststellen, dass auf diesem Weg niemand mit ihm Informationen austauschen wollte. De-Mail und E-Postbrief haben nämlich den großen Nachteil, dass sie bislang nicht in der Signaturverordnung berücksichtigt werden.

Ganz frisch in der Diskussion ist der neue elektronische Personalausweis, der ebenfalls wie eine Signaturkarte rechtsverbindliche Unterschriften tätigen soll. Im Moment ist der Ausweis jedoch noch sehr umstritten.

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Schwarz auf Weiß
Dieser Beitrag erschien zuerst in unserer Magazin­reihe. Einen Über­blick mit freien Down­load-Links zu sämt­lichen Einzel­heften bekommen Sie online im Presse­zentrum des MittelstandsWiki.

Auf der sicheren Seite bleibt der Nutzer aktuell und in Zukunft, wenn er eine qualifizierte elektronische Signatur einsetzt. Das muss nicht teuer oder aufwändig sein. Inzwischen gibt es Lösungen, die sich sogar für Internet-Händler rechnen, die viele kleine Artikel zu 99 Cent vertreiben (z.B. E-Books).

Erfolgreiches E-Kasso

Nun kann der Händler seine Kunden aber nicht zwingen, eine elektronische Rechnung zu akzeptieren. Nach § 14 (1) Umsatzsteuergesetz (UStG) muss zuvor das Einverständnis des Empfängers eingeholt werden. Dieses Einverständnis kann zwar auch formlos erfolgen, indem der Empfänger die elektronischen Rechnungen stillschweigend akzeptiert. Schmidt ist jedoch der Ansicht, dass es zum guten Ton gehört, die Kunden zu fragen, bevor man sie vor vollendete Tatsachen stellt.

Auf der anderen Seite wird der Verkauf eines E-Books für 99 Cent schnell unrentabel, wenn der Kunde auf einer Papierrechnung besteht, bei der das Porto 55 Cent kostet. Hier kann sich der Anbieter behelfen, indem er in seinen AGB einen Aufpreis für eine Papierrechnung von z.B. zwei Euro festlegt. Das ist rechtlich zulässig und wird auch von einigen Telekommunikationsanbietern so gehandhabt. Die elektronische Rechnung muss nur korrekt sein.

Was alles auf eine korrekte (elektronische) Rechnung gehört, führt Teil 2 dieser Serie genauer aus.

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