Microlearning

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Kurz gelernt bleibt länger haften

Antonioguillem

Von Sabine Philipp

Die Erfahrung zeigt es immer wieder: Die Schulung ist kaum vorbei und schon hat man einen großen Teil wieder vergessen. Wenn das Gelernte dagegen direkt angewendet wird, bleibt es länger im Gedächtnis haften. Ein neuer Ansatz in der beruflichen Weiterbildung ist es daher, die Nutzer per Microlearning on the Job zu schulen. „Die Idee dahinter ist, dass der Nutzer durch den zu verrichteten Geschäftsprozess begleitet wird und seine Aufgaben dabei sofort abarbeiten kann“, erklärt Helko Lehmann, Produktmanager Business-Process-Guidance-Lösungen bei der IMC AG. „Dazu werden die Inhalte in sehr kleine Lernnuggets aufgeteilt und an genau der Stelle verfügbar gemacht, an der sie der Nutzer benötigen könnte.“

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Als Beispiel nennt Lehmann einen Mitarbeiter, der mit einer neuen Software eine Rechnung buchen möchte: „Bei einem gut gemachten Lernprogramm auf Microlearning-Basis kann er in der Maske, in der er die Rechnung bucht, den Lerninhalt abrufen, der ihm kurz und bündig erklärt, wie der Vorgang funktioniert.“

Aber Moment! Gab es das nicht schon einmal? Das Szenario erinnert stark an ein altes Hilfsprogramm von Microsoft Office, das für viele zu Recht ins digitale Nirwana verbannt wurde.

Soforthilfe leisten statt zu nerven

Hauptakteur war die animierte Grafikfigur Karl Klammer. Die Büroklammer mit den überdimensionierten Augen wusste immer, ob man gerade einen Brief schrieb oder eine PowerPoint-Präsentation erstellte. Zu jeder passenden und unpassenden Gelegenheit poppte sie auf und fragte, ob sie irgendwie helfen könne. Wer tatsächlich Hilfe begehrte, dem wurde dann eine Liste mit sämtlichen Themen präsentiert, die in irgendeiner Art und Weise mit dem Programm zusammenhingen. Diesen Katalog durften die Hilfesuchenden dann wälzen, während Karl Klammer immer wieder nachfragte, ob man denn gefunden habe, was man gesucht habe. Kein Wunder, dass das Time Magazine „Clippy“ unter die 50 übelsten Erfindungen einreihte.

„Wer Microlearning-Anwendungen für Programme und Tools erstellen möchte, sollte geschickter vorgehen“, so Lehmann. „Gerade bei On-the-Job-Softwareschulungen ist es ratsam, dem Nutzer die Hilfe nicht aufzudrängen. Sie wissen ja nie, ob er tatsächlich die Hilfe braucht oder ob er das Programm schon kennt.“ Die Inhalte selbst sollten punktgenau auf den jeweiligen Kontext zugeschnitten und sehr, sehr kurz sein. Er empfiehlt Texte, die in weniger als zwei Minuten verdaubar sind. „Der eigentliche Sinn besteht ja darin, dass der Nutzer den Lernnugget wie einen Tooltipp liest und gleich weiterarbeiten kann.“

Damit das funktionieren kann, muss das Programm aber wissen, wer der Nutzer ist, was er gerade macht und welches Problem exakt an dieser Stelle auftauchen könnte.

Serie: Microlearning

  • Teil 1 erklärt, was gemeint ist: kurze, kompakte Lerneinheiten, die genau dann zu Hand sind, wenn man sie braucht.
  • Teil 2 setzt das Konzept auf Mobilgeräte um und gibt praktische Tipps zur Umsetzung.

Abläufe analysieren, im Kontext unterstützen

Der erste Schritt besteht also darin, die einzelnen Geschäftsprozesse zu analysieren. Im nächsten Schritt werden die Lerninhalte erstellt und innerhalb der Anwendung an den strategisch wichtigen Stellen verfügbar gemacht. „Bei unseren Programmansätzen setzen wir stark auf die Microsoft Accessibility API, die auch bei Screenreadern und bei anderer Accessibility Software eingesetzt wird“, erklärt Lehmann. „Soweit eine Software diese Schnittstelle unterstützt, kann unser Tool den Anwendungskontext bis auf die Feld- und Knopfebene erkennen und auch sehen, welche Dokumente der Nutzer gerade bearbeitet. Der Anwender und seine Rolle werden in der Regel durch das Identitätsmanagement der Firma festgestellt. Entsprechend dieser Rolle erhält er dann die Informationen, die er benötigt.“

Das heißt konkret: „Wenn sich ein Kollege anmeldet, dann identifiziert ihn das System, z.B. als den Vertriebsmitarbeiter Hans Meyer. Es weiß dann auch, dass es für ihn als Vertriebler wichtig ist, Angebote zu schreiben, und weist ihm den entsprechenden Geschäftsprozess inklusive Zugang zu den in dem Prozess benötigten Programmen im Unternehmen sowie die dazugehörigen Lernmodule zu.“

Wissen stets auf dem neuesten Stand

Lehmann sieht in Microlearning einen großen Trend – aus verschiedenen Gründen: „In vielen Firmen fehlt heute das Budget für teure Schulungen. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter oft geografisch verteilt sind und sich die Systeme und Arbeitsprozesse viel schneller ändern als noch vor einigen Jahren.“

Softwareschulungen sind dabei nicht das einzige Einsatzszenario, das der Fachmann in seiner Praxis erlebt. Einige Kunden nutzen diese Lernform, um ihre Mitarbeiter über neue Richtlinien oder Qualitätsvorgaben der Kunden zu informieren. Lehmann erläutert:

„Oft ist es so, dass die Mitarbeiter einmal im Jahr eine Schulung erhalten, z.B. zum Thema Korruption. Im entscheidenden Moment stehen ihnen die Informationen über diese Graubereiche aber nicht zur Verfügung, oder es haben sich bereits Weiterentwicklungen ergeben. Mit dem Microlearning-Ansatz erhält der Nutzer die Information genau dann, wenn er sie benötigt, z.B. wenn er gerade eine E-Mail verschickt – und das stets auf dem aktuellsten Stand.“

Bedarfsgenau Hilfestellung zu geben, heißt heute, dass Microlearning unbedingt auch mobil als App funktionieren sollte. Wie das am besten klappt, erklärt Teil 2 dieser Serie.

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