IT-Projektmanager

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Allround-Talent mit starken Nerven

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Von Thomas Grimm

Beim Stichwort IT-Projekt denken viele unwillkürlich an Unternehmen, die auf Informationstechnologie oder Softwareentwicklung spezialisiert sind. In einer Zeit, die nicht selten mit dem Schlagwort Digitalisierung beschrieben wird, kommen IT-Projekte jedoch in allen mittleren und größeren Unternehmen gleich welcher Branche vor. Auch wenn die digitale Datenverarbeitung nicht der primäre Geschäftszweck ist, so sind doch alle betrieblichen Bereiche des Unternehmens wie Produktion, Personalwesen, Planung und Organisation, Verwaltung und Rechnungswesen heute mehr denn je von IT-Strukturen geprägt. Und je wichtiger die IT für das Unternehmen wird, desto größer ist die Bedeutung eines dafür verantwortlichen Managers, der die Prozesse steuert und kontrolliert.

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Alles im Griff

Gerade für die Bewältigung komplexer Aufgaben werden oft sehr spezialisierte Fachkräfte benötigt, die Expertise und Erfahrung aus unterschiedlichen Fachgebieten mitbringen. So viel Know-how kann eigentlich kaum ein einzelner Mensch in sich bündeln. Deshalb sollte der IT-Projektmanager eher ein Generalist sein, mit tieferen Kenntnissen auf vielleicht einem oder zwei Gebieten. Natürlich muss er ein breites Wissen im Bereich Informationstechnik haben. Ebenso sollte er aber auch ein Grundverständnis für andere Funktionsbereiche des Unternehmens mitbringen. Welche das genau sind, hängt naturgemäß vom jeweiligen Projekt ab. IT-Lösungen für beispielsweise das Rechnungswesen oder das Personalmanagement brauchen ein anderes Hintergrundwissen als Umsetzungen für die Produktionssteuerung oder den Logistikbereich.

Der IT-Projektmanager begleitet das Projekt von Anfang bis Ende. Die Spanne der Tätigkeiten reicht von der Bedarfsanalyse über Planung, Überwachung der Durchführung bis hin zur Dokumentation des Projektes. Zu Beginn müssen aus dem Projektziel Zwischenziele und Meilensteine abgeleitet werden. Dabei arbeitet er eng mit den Fachabteilungen und einzelnen Spezialisten zusammen. Laufend müssen Expertisen zu einzelnen Problemstellungen eingeholt werden, Abläufe und Arbeitsschritte sind in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Ergeben sich alternative Lösungsansätze, so gilt es, diese auf ihre Zielführung, den zeitlichen Rahmen und natürlich auch auf ihre Kosten hin zu untersuchen. Zuletzt wird dann eine klare Entscheidung über die Umsetzung getroffen.

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Schwarz auf Weiß
Dieser Beitrag ist zuerst in unserer Magazin­reihe „IT & Karriere“ erschienen. Einen Über­blick mit freien Down­load-Links zu sämt­lichen Einzel­heften be­kommen Sie online im Presse­zentrum des MittelstandsWiki.

Während der Projektdurchführung hat der IT-Projektmanager das Projektziel stets im Auge zu behalten. Kommt es zu Verzögerungen oder Sollabweichungen sollte er dies frühzeitig erkennen und schnell reagieren. Dies gilt ebenso für Umstände, die zu einer Budgetüberschreitung führen könnten. Treten unerwartete oder unvorhersehbare Probleme auf, gilt es alternative Lösungswege zu finden und zu bewerten und sich schnell und sicher für eine Lösung zu entscheiden. Die notwendigen Änderungen werden dann in den Projektablauf eingearbeitet. Alle am Projekt Beteiligten müssen informiert und instruiert werden, soweit sie von den Änderungen betroffen sind. Daher muss der IT-Projektmanager die Tragweite seiner Entscheidungen möglichst vollständig absehen können. Zeigen sich im Laufe des Projekts noch offene Punkte, sollte er unverzüglich für Klärung sorgen.

Zum Abschluss des Projektes präsentiert der IT-Projektmanager die gemeinsam geleistete Arbeit und legt dabei Rechenschaft über den Zielerreichungsgrad ab. Kam es zu Abweichungen bezüglich der Kosten, der Funktionalität oder bei der Termineinhaltung, so muss er diese begründen. Als Projektleiter ist er für den Erfolg aller Maßnahmen komplett verantwortlich und muss sie im Einzelnen erklären und legitimieren können.

Multiple Anforderungen

Der IT-Projektmanager hat dementsprechend weitreichende Aufgaben zu bewältigen, von einer systematischen Ausgangsanalyse, dem Initiieren, Planen und Steuern bis hin zum Kontrollieren und Abschließen des Projektes. Diese – knappe – Aufstellung zeigt, dass hier weniger der Fachspezialist als mehr der Generalist gefragt ist. Die notwendigen Kernkompetenzen sind daher auch breit gefächert. Abgesehen vom jeweiligen erforderlichen Schwerpunkt, sind die folgenden Befähigungen für ein erfolgreiches Projektmanagement unabdingbar.

In aller Regel ist der IT-Projektmanager kein Programmierer. Ein eingehendes Verständnis der Funktionsweise von Hard- und Software sowie der benötigten Plattformen sind dennoch Grundvoraussetzungen. Bis zu einem gewissen Grad sollte er in der Lage sein, auch selbst Teilaufgaben des Projekts zu übernehmen. Das fördert nicht zuletzt Identifikationsbereitschaft und Akzeptanz beim Team. Für das Management, die Dokumentation und die Präsentation ist ein sicherer Umgang mit Office-Programmen und einer Projektmanagementsoftware unverzichtbar.

Ein gutes Organisationstalent ist die Voraussetzung für erfolgreiches Handeln. Täglich sind mehrere unterschiedliche Aufgaben zu bewältigen. Alle Tätigkeiten und Projektpositionen folgen einem sinnvollen zeitlichen Ablauf. Das heißt, der Projektleiter muss verschiedenartige Teilbereiche überschauen und zu einem Ganzen koordinieren. Benötigt man Expertise von außen, muss er überdies externe Dienstleister zielführend einbinden.

Soft Skills

Der IT-Projektmanager sollte ein besonders guter Kommunikator sein. Alle Beteiligten müssen die Projektziele stets klar vor Augen haben und jeder einzelne Projektteilnehmer muss wissen und verstehen, was dabei seine spezielle Aufgabe ist. Der Arbeitsfortschritt wird dabei laufend im Team kommuniziert. Anregungen und Meinungen aller Mitarbeiter müssen projektbezogen in Einklang gebracht werden. Dabei darf sich keiner übergangen oder missverstanden fühlen. Dazu braucht es Einfühlungsvermögen, Überzeugungskraft und Verhandlungsgeschick. Über Änderungen und Probleme, aber auch über die erreichten Teilziele informiert der Projektleiter seine Mannschaft regelmäßig.

Ebenfalls zu den Soft Skills zu rechnen ist der Wille und die Fähigkeit, Verantwortung zu übernehmen und führen zu wollen. Der IT-Projektmanager gibt seinen Mitarbeitern Orientierung, sorgt für ihre Motivation und Integration. Werden Risiken oder Probleme erkennbar, erarbeitet er mit den Fachleuten alternative Lösungsansätze. Letztendlich trifft er die Entscheidung über die Problemlösung und darüber, wer welche Aufgaben dabei übernimmt. Eine lösungsorientierte Arbeitsweise schafft für das ganze Team gute Voraussetzungen für eine erfolgreiche Projektumsetzung. Der IT-Projektmanager muss auch im Umgang mit seinen Mitarbeitern Probleme möglichst frühzeitig erkennen und einer Lösung zuführen. Gerade hier ist es wichtig, nicht unbeugsam an einem einmal festgelegten Vorgehen festzuhalten, sondern weitere Lösungsansätze zu finden, zu diskutieren und gemeinsam umzusetzen. Doch auch dabei müssen Projektziel, Budget und Termine stets abgeglichen werden.

Der Weg zum Projektleiter

Das IT-Projektmanagement ist also eine verantwortungsvolle Tätigkeit, die Führungskompetenz und Bereitschaft zur Personalverantwortung erfordert. Daher legen viele Unternehmen großen Wert auf eine gute Ausbildung. IT-Fachkräfte ohne Studium sollten mindestens zwei Jahre Berufserfahrung mitbringen. Danach können sie eine Weiterbildung zum IT-Projektkoordinator (IT Project Coordinator) absolvieren. Darauf aufbauend lässt sich nach fünf Jahren Berufserfahrung der Aufstieg zum IT-Projektleiter (Certified IT Business Manager) ansteuern.

Ideale Kandidaten sind Wirtschaftsingenieure und Wirtschaftsinformatiker. Sie verfügen im Allgemeinen über gute methodische Grundlagen. Darüber hinaus bringen sie ingenieurwissenschaftliche bzw. betriebswirtschaftliche Kenntnisse mit. Es ist jedoch in jedem Fall ratsam, sich seine Eignung und Fähigkeiten durch ein entsprechendes Zertifikat bestätigen zulassen. Solche Zertifikate können beispielsweise bei der IHK oder der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) erworben werden. Die Zertifikate der GPM und der IHK haben sich etabliert und eröffnen dem IT-Projektmanager deutlich bessere Chancen am Arbeitsmarkt.

Verstärkte Nachfrage

Als Folgeerscheinung von Industrie 4.0 und dem Internet der Dinge (IoT) werden zunehmend auch Bereiche digitalisiert, die nicht oder nur bedingt in direktem Zusammenhang mit der genuinen IT-Landschaft stehen. Vorhandene Infrastrukturen werden ausgebaut oder komplett erneuert. Es entstehen neue Produktionsstationen und Endprodukte, die miteinander digital kommunizieren sollen. Und immer mehr Aufgaben werden über eine projektorientierte Arbeitsweise erledigt. Somit steigt auch die Zahl der IT-Projekte rapide an. Nur ein professionelles IT-Projektmanagement gibt die Gewähr für eine Zielerreichung unter Einhaltung des Budgets und des zeitlichen Rahmens.

Thema: Digitalisierung
Eine Einführung macht mit Chancen und Risiken vertraut; dazu gibt es gleich die ersten Beispiele: Otto in Hamburg, Lufthansa Technik und Viessmann in Berlin. Danach geht der Blick Richtung Nordrhein-Westfalen zu Henkel und Grohe, aber auch zu Hidden Champions wie der Harting-Gruppe. In Bayern sind Jungheinrich, die Wenzel Group, Lamilux und natürlich KUKA gute Beispiele, in Baden-Württemberg Firmen wie Festo und Trumpf. Der Blick über den Tellerrand nach Österreich zeigt, dass dort Namen wie Erema, Radel & Hahn und LiSEC, aber auch Red Bull digital erfolgreich unterwegs sind. Auf die Chancen der Digitalisierung geht dann Matthias Meyer genauer ein, der Beispiele aus den Bereichen Big Data, Augmented und Virtual Reality sowie Open Innovation nennt. Eher in Richtung Disruption geht das Digitalisierungsinterview, das wir mit Andreas Franken geführt haben; mit ihm haben wir außerdem über die Folgen für den Arbeitsmarkt gesprochen. Weitere Gastbeiträge behandeln das Thema aus der Perspektive von Marketing und Vertrieb, Kundendienst, Logistik, Baubranche und Gastronomie sowie Kommunikationstechnologie. Nicht zuletzt stehen auch die Digitalisierung der Energiewende und der öffentlichen Verwaltung an.

Als potenzielle Arbeitgeber stehen klassische IT-Anbieter, Softwareunternehmen, Serviceprovider und Systemhäuser in der ersten Reihe. Hier werden in der Regel individuelle Lösungen für Kunden und ihre Anforderungen entwickelt und realisiert, die auf die Bedürfnisse des jeweiligen Kunden zugeschnitten sind. Das betrifft ebenso die Ausstattung mit Hardware und Systemsoftware, zum Beispiel für Netzwerkbetriebssysteme, wie auch das entsprechende Benutzermanagement.

Grundsätzlich kommen jedoch alle Unternehmen und Organisationen als Arbeitgeber in Betracht, bei denen umfangreichere IT-Projekte durchgeführt werden müssen. Das ist an keine Branche gebunden, hier ist eher die Größe des Betriebs ausschlaggebend. Bei Unternehmen, die nicht im IT-Bereich arbeiten, handelt es sich zumeist um Banken, verschiedenste Dienstleistungsanbieter, Firmen aus dem Energiesektor oder der Logistikbranche. Je nach Geschäftszweig und bereits vorhandenem Digitalisierungsstand können die Anforderungen an den IT-Projektmanager sehr unterschiedlich sein.

Guter Lohn für Nervenstarke

Gehälter für IT-Projektmanager schwanken zum Teil recht stark. Einfluss auf das Gehalt hat vor allem die Berufserfahrung des Bewerbers sowie Größe und Branche des Unternehmens. Pharma-, Chemie- und Automobilindustrie zählen zur ersten Wahl. Hier darf man auf die höchsten Gehälter hoffen. Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Qualifikation. Generell gilt, je höher der Studienabschluss, desto mehr kann man verlangen. Ingenieure liegen weit vorne und der Unterschied zwischen Masterabschluss und Bachelor macht sich hier deutlich bemerkbar. Aber auch die Größe der Projekte und der Umfang der Verantwortlichkeit sind maßgebend für die Dotierung.

Sehr erfahrene IT-Projektmanager mit Verantwortung für Großprojekte können bis zu 200.000 Euro brutto jährlich verdienen. Das ist aber eher die Ausnahme. Der Durchschnittsverdienst liegt mit 66.000 Euro deutlich niedriger. Überdurchschnittlich bezahlen Banken mit 76.000 Euro, Beratungsunternehmen mit 74.000 Euro und die Industrie mit 71.000 Euro. Das Schlusslicht mit ca. 42.000 Euro Jahresgehalt bildet der Bereich Werbung und die öffentlichen Verwaltung. Die Einstiegsgehälter liegen im Bereich von ca. 42.000 Euro, steigen aber bereits nach zwei Jahren Berufserfahrung deutlich an.

Das trau ich mir zu

Mal ehrlich: Für Anfänger im IT-Business ist der Job des IT-Projektmanagers nichts. Wer aber bereits über Erfahrung in und um IT-Projekte besitzt, fundierte IT-Kenntnisse mitbringt, auch unter Druck von allen Seiten effizient arbeiten kann und zudem in der Lage ist, ein Team unterschiedlichster Charaktere zu führen, dem winken beste Einkommens- und Aufstiegschancen.

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